Revisiones 1-9 Temporales Remotas para Empleadores
Aquellos empleadores que estén siguiendo las normas de distanciamiento social debido al brote de Coronavirus, (COVID-19), tienen la posibilidad temporal de revisar la Verificación de Elegibilidad de Empleo, mandatoria por ley federal, remotamente a través de videos, webcams, email, o cualquier método similar, o posponer la revisión hasta encontrarse en presencia física del empleado.
El 20 Marzo de 2020, el Departamento de Seguridad Nacional, (DHS), anunció que permitirá a los empleadores realizar revisiones 1-9 de forma remota por 60 días, (hasta el 19 de Mayo de 2020), o hasta tres días después de la terminación de Emergencia Nacional de COVID-19, lo que suceda primero.
La política de revisiones remotas aplica solo para empleadores y lugares de trabajo que operen de manera remota debido al brote de COVID-19. El requerimiento de revisión presencial entrará en efecto una vez que se resuman las actividades normales. Una vez que las operaciones cotidianas vuelvas a la normalidad , todos los empleados que hayan sido incorporados mediante el uso de la revisión remota deberán reportarse ante su empleador dentro de 3 días hábiles para llevar a cabo una verificación de identidad y elegibilidad de empleo en persona, y así realizar la documentación de la forma I-9.
Los Empleadores deberán señalar “COVID-19” como la razón del retraso en de la inspección física en la “Sección 2, Información adicional”, una vez que la inspección física tenga lugar.
Formato I-9 Pasos para documentar la Revisión Remota Temporal
Si un empleador requiere de un Formato I-9, éste deberá :
- Proveer documentación escrita: entregar prueba de su contratación a distancia y política de trabajo en línea para cada empleado, así como mantener evidencia de continuar con el cumplimiento de este requerimiento.
- Informar a los empleados que eligieron ésta política laboral que será necesario regresar en persona con los documentos originales que le fueron requeridos durante la revisión a distancia no más tarde de tres días después de que las actividades normales retomen su curso.
- Completando el Formato I-9, Sección 2, una vez que el empleador resuma actividades regulares, una revisión física de todos los documentos que el empleado entregara durante la revisión a distancia, el empleador deberá ingresar la frase “COVID-19” en la sección de “Información Adicional”, junto con la anotación “documentos examinados físicamente” seguido de la fecha y hora de la examinación física de dichos documentos.
- Si alguno de los documentos que el empleado presentó originalmente durante la verificación remota expirara, durante la revisión física el empleador deberá conducir una reverificación del empleado mediante la Sección 3 del Formato I-9.
Cumplir con los requerimientos de IRCA es mandatorio ya sea que contrate empleados nacidos en los Estados Unidos, Residentes Legales Permanentes o trabajadores extranjeros. Cualquier error que resulte en el incumplimiento de los requisitos mencionados puede resultar en multas, o incluso aprisionamiento. Cosultar a un abogado experimentado que le ayude con la verificación de procesos puede ayudarle a protegerse contra cualquier sanción por incumplimiento.
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