Si bien los empleadores saben que sus empleados deben cumplir con los estándares de inmigración para ser elegibles para trabajar legalmente en los Estados Unidos, no siempre conocen el papeleo que deben cumplir para demostrar su elegibilidad. El gobierno federal frecuentemente realiza inspecciones de negocios para asegurar que los empleadores tengan los formularios I-9 apropiados en el archivo y que estos formularios se completen correctamente. Los empleadores pueden ser penalizados por cualquier error o deficiencia.
Para evitar las consecuencias costosas asociadas con la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos, es posible que desee trabajar con un abogado de cumplimiento de normas I-9 de Aurora para asegurarse de que cumple con los requisitos adecuados. Un abogado especializado en inmigración también puede brindarle asesoramiento y representación si recibe una notificación de una investigación o si está buscando corregir los errores revelados en una inspección. In English.
Los empleadores deben mantener un formulario I-9 debidamente completado para todos los empleados, independientemente del estado de ciudadanía. El empleado debe completar las secciones del formulario y certificar la elegibilidad para el empleo. Además, el empleado debe proporcionar documentación para demostrar la elegibilidad, y el empleador debe examinar los documentos para asegurarse de que parezcan genuinos.
El empleador debe registrar y guardar una copia de todos los documentos de respaldo con el formulario I-9 de cada empleado. Si falta alguna información en el formulario o es incorrecta, el empleador puede ser responsable por una violación.
Se requiere que los empleadores mantengan los formularios I-9 en el archivo por tres años a partir de la fecha de contratación del empleado o un año después de que termine su empleo con ese empleador, lo que ocurra más tarde. Los formularios pueden almacenarse en papel, microfilm, microficha o formato electrónico, pero deben ser accesibles para su inspección por el Departamento de Seguridad Nacional, el Departamento de Trabajo o la Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados del Departamento de Justicia.
En general, un empleador debe estar preparado para proporcionar los formularios para la inspección dentro de los tres días hábiles de haber recibido la notificación de la inspección. Si necesita ayuda con cualquiera de estos requisitos y pasos, hablar con un abogado de cumplimiento de normas de la I-9 en Aurora puede ser una decisión inteligente.
Durante una inspección, los agentes que revisan los documentos pueden citar a un empleador por infracciones técnicas así como infracciones sustanciales. Las violaciones técnicas también se conocen como errores de procedimiento e incluyen problemas como la falta de información o el uso inadecuado de la versión en español del formulario I-9.
Por ejemplo, un formulario puede carecer de información de identificación adecuada sobre un traductor. Si una inspección revela errores técnicos, el empleador tendrá diez días hábiles para corregir esos errores. Si los errores persisten, se contabilizarán como errores sustantivos que están sujetos a penalidades.
Cuando una inspección descubre infracciones sustanciales, la agencia puede emitir un Aviso de Intención de Multa. Los errores sustantivos pueden ser similares a los errores técnicos en algunos casos porque a menudo involucran información faltante en un formulario I-9. Sin embargo, cuando la información faltante se considera esencial, la falta de ella se trata como una ofensa más seria.
Por ejemplo, si un empleado no marca una casilla que acredite la ciudadanía, el estado de LPR o el estado de extranjero autorizado, eso podría considerarse una violación sustancial de los requisitos de la I-9. Si el empleado o el empleador no firma el formulario I-9, eso también podría considerarse como una violación sustancial.
Las multas por violaciones de la I-9 podrían sumarse rápidamente. Además de las multas por errores sustanciales y técnicos en los formularios, usted y su compañía pueden ser responsables como empleador de multas aún mayores si la inspección revela que usted contrató o continuó empleando trabajadores no elegibles.
Los agentes federales deben ser exhaustivos al inspeccionar los registros para el cumplimiento de la I-9, por lo que puede ser beneficioso establecer un régimen de cumplimiento de la I-9 y realizar inspecciones periódicas. Un abogado de cumplimiento de normas de la I-9 en Aurora podría ayudarlo a establecer procedimientos de cumplimiento, realizar inspecciones de juicios o defenderse de los cargos de incumplimiento. Para saber cómo un abogado con experiencia en inmigración podría ayudarlo en su situación, llame hoy para programar una consulta.
